Privacyverklaring

1. Inleiding

Versie: 2026.07. Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt. Wij leveren diensten op het gebied van websites, softwareontwikkeling, automatisering, integraties, advies en digitale oplossingen. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens van klanten, contactpersonen, leveranciers, websitebezoekers en personen die via onze website contact met ons opnemen of een aanvraag doen. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens en verwerken deze alleen wanneer daar een geldige reden voor is.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke is FreshConnected B.V., Ericssonstraat 2, 5121 ML Gilze-Rijen, Nederland. Telefoon: +31 13 36 999 89 E-mail: info@freshconnected.io

3. Contactpersoon privacy

Wij hebben een privacycontactpersoon aangesteld. Dit is geen functionaris voor gegevensbescherming zoals bedoeld in artikel 37 AVG, maar wel het aanspreekpunt voor vragen, verzoeken of klachten over privacy. Naam: P.F. Musch E-mail: privacy@freshconnected.io Telefoon: +31 13 36 999 89

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie met ons verwerken wij één of meer van de volgende gegevens:

• – voor- en achternaam;
• – bedrijfsnaam;
• – adresgegevens;
• – telefoonnummer;
• – e-mailadres;
• – website-URL;
• – functiegegevens;
• – bankrekeningnummer en betaalgegevens;
• – KvK-nummer;
• – btw-nummer;
• – gegevens over je aanvraag, opdracht of samenwerking;
• – gegevens over je gebruik van onze website;
• – technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie en tijdstip van inzending.

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

5. Contactformulier

Wanneer je het contactformulier op onze website gebruikt, verwerken wij de gegevens die je zelf invult en enkele technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en spampreventie. Het contactformulier kan de volgende gegevens verwerken:

• – naam;
• – e-mailadres;
• – bedrijfsnaam, indien ingevuld;
• – telefoonnummer, indien ingevuld;
• – gekozen onderwerp of dienst;
• – vrij tekstbericht;
• – akkoord met de privacyverklaring;
• – tijdstip van akkoord en inzending;
• – IP-adres, voor anti-spam, rate limiting en beveiliging.

Wij gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beantwoorden, contact met je op te nemen en je vraag intern goed op te volgen.

6. FreshScan

Wanneer je de FreshScan op onze website invult, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om je situatie te beoordelen en een passend advies of opvolging te kunnen geven. De FreshScan kan de volgende gegevens verwerken:

• – bedrijfsnaam;
• – contactnaam;
• – e-mailadres;
• – telefoonnummer, indien ingevuld;
• – bedrijfsbeschrijving;
• – teamgrootte;
• – geselecteerde uitdagingen;
• – indicatie van tijdverlies;
• – gebruikte tools;
• – mate van systeemintegratie;
• – automatiseringswens;
• – informatie over AI-gebruik;
• – doelen;
• – optionele beschrijving van de gewenste toekomstige situatie;
• – akkoord met de privacyverklaring;
• – tijdstip van akkoord en inzending;
• – IP-adres, voor anti-spam, rate limiting en beveiliging.

Wij gebruiken deze gegevens om je antwoorden te analyseren, een eerste inschatting te maken en contact met je op te nemen naar aanleiding van je aanvraag.

7. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• – het beantwoorden van contactaanvragen;
• – het opvolgen van commerciële aanvragen;
• – het analyseren van FreshScan-antwoorden;
• – het geven van advies op basis van een aanvraag;
• – het opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten;
• – het uitvoeren van opdrachten;
• – het voeren van een financiële administratie;
• – het verrichten van acquisitiewerkzaamheden;
• – het verzenden van nieuwsbrieven of mailings, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• – interne opvolging en taakregistratie;
• – spam- en misbruikpreventie;
• – beveiliging en beschikbaarheid van onze website;
• – het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

8. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

• – uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop;
• – wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor administratie en belastingwetgeving;
• – gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van zakelijke aanvragen, interne opvolging, beveiliging en spampreventie;
• – toestemming, bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor bepaalde communicatie waarvoor toestemming nodig is.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken. De verwerking vóór het intrekken van de toestemming blijft dan wel rechtmatig.

9. IP-adres, anti-spam en beveiliging

Bij formulierinzendingen kunnen wij het IP-adres verwerken. Dit doen wij niet om bezoekers commercieel te volgen, maar voor technische en beveiligingsdoeleinden. Wij gebruiken het IP-adres onder meer voor:

• – rate limiting;
• – spamdetectie;
• – blokkeren van misbruik;
• – beveiliging van de website;
• – analyse van technische fouten;
• – beschikbaarheid van de website.

Ook kunnen technische gegevens zoals user agent, formuliernaam, reden van afwijzing en tijdstip worden vastgelegd wanneer een inzending wordt tegengehouden door anti-spamcontrole.

10. Ontvangers en systemen

Formulierinzendingen en aanvraaggegevens kunnen terechtkomen in systemen die wij gebruiken voor communicatie, opvolging en administratie. Afhankelijk van de productieconfiguratie kunnen gegevens worden verwerkt in:

• – de FreshConnected mailbox;
• – de FreshConnected ClickUp-omgeving, wanneer deze wordt gebruikt voor interne opvolging en taakregistratie;
• – serverlogs voor technische foutmeldingen en anti-spamgebeurtenissen;
• – optionele lokale JSON-opslag op de server, alleen wanneer dit technisch is ingeschakeld.

ClickUp is dus niet in alle gevallen onderdeel van het proces, maar kan worden gebruikt om aanvragen intern op te volgen. Toegang tot deze gegevens is beperkt tot FreshConnected en personen die deze toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wanneer wij externe dienstverleners inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

11. Lokale opslag en technische logging

Lokale opslag van volledige formulierinzendingen is niet standaard actief. Deze opslag wordt alleen gebruikt wanneer dit technisch is ingeschakeld in de productieomgeving. Als lokale opslag actief is, kunnen volledige formulierinzendingen lokaal worden opgeslagen, inclusief IP-adres en tijdstip van akkoord met de privacyverklaring. Anti-spam rejection logs kunnen eveneens lokaal worden opgeslagen wanneer deze functie is ingeschakeld. Deze logs kunnen onder meer bevatten:

• – formuliernaam;
• – reden van afwijzing;
• – IP-adres;
• – user agent;
• – tijdstip.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting, administratieplicht of het onderbouwen van rechten en verplichtingen. Voor lokale formulieropslag en anti-spam rejection logs hanteren wij standaard een bewaartermijn van 30 dagen, tenzij technisch of juridisch een andere termijn nodig is. Formulierinzendingen die via e-mail of eventueel via ClickUp worden opgevolgd, bewaren wij zolang dat nodig is voor de behandeling van de aanvraag, de klantrelatie, interne opvolging, administratie of juridische verplichtingen. Administratieve gegevens, zoals facturen en betaalgegevens, bewaren wij zolang als nodig is om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is.

13. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening, de uitvoering van een overeenkomst, interne bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen of beveiliging. Wij kunnen persoonsgegevens delen met of laten verwerken door onder meer:

• – hostingpartijen;
• – e-mailproviders;
• – administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
• – project- en taakregistratiesystemen, zoals ClickUp wanneer dit wordt gebruikt;
• – IT- en beveiligingsdienstverleners;
• – partijen die nodig zijn voor uitvoering van een opdracht;
• – overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor zover deze partijen optreden als verwerker, maken wij passende afspraken over verwerking, beveiliging en vertrouwelijkheid.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Wij gebruiken technische en functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Denk bijvoorbeeld aan beveiliging, formulierfunctionaliteit en voorkeursinstellingen. Daarnaast gebruiken wij Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Daarmee kunnen wij bijvoorbeeld zien welke pagina's worden bezocht en hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de website te verbeteren. Voor zover Google Analytics persoonsgegevens verwerkt, zoals online identificatoren of IP-gerelateerde gegevens, gebeurt dit voor analyse en verbetering van de website. Wij gebruiken deze gegevens niet om individuele bezoekers commercieel te volgen. Wanneer voor bepaalde cookies toestemming nodig is, vragen wij die toestemming vooraf via de website. Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen via je browser of via de cookiemelding wanneer deze beschikbaar is. Wij gebruiken op dit moment geen Hotjar, Facebook, Instagram of YouTube trackingcookies als standaard onderdeel van onze website.

15. Nieuwsbrieven en mailings

Wanneer je je inschrijft voor een nieuwsbrief of mailing, gebruiken wij je e-mailadres om deze te versturen. Afhankelijk van de situatie vragen wij hiervoor toestemming of gebruiken wij een andere geldige grondslag, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van een bestaande klantrelatie en de communicatie relevant is voor onze dienstverlening. Je kunt je altijd afmelden voor nieuwsbrieven of commerciële mailings.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van volledig geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen.

17. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Onze formulieren gebruiken onder meer:

• – server-side validatie;
• – toegestane velden per formulier;
• – maximumlengtes per veld;
• – honeypotcontrole;
• – minimale invultijd;
• – rate limiting op IP-adres en e-mailadres;
• – blokkade op onverwachte velden;
• – basis spamdetectie;
• – escaping van formulierinhoud in e-mail HTML.

Formulierconfiguraties met secrets worden niet publiek opgeslagen. Als je denkt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@freshconnected.io.

18. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je hebt onder meer recht op:

• – inzage in je persoonsgegevens;
• – correctie van onjuiste gegevens;
• – verwijdering van gegevens;
• – beperking van de verwerking;
• – overdraagbaarheid van gegevens;
• – bezwaar tegen verwerking;
• – intrekken van toestemming, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar privacy@freshconnected.io. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na ontvangst van je verzoek. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd, bijvoorbeeld wanneer een verzoek complex is.

19. Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens, kun je contact opnemen via privacy@freshconnected.io. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van andere partijen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze partijen met persoonsgegevens omgaan. Lees daarvoor de privacyverklaring van de betreffende website.

21. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie van deze privacyverklaring staat altijd op onze website.